Como Montar Um Buffet de Festas

Uma empresa de buffet de festas é perfeita para quem quer abrir um negócio no ramo de alimentação e eventos, pois dependendo do tamanho da empresa que se planeja há uma grande facilidade para a implementação tanto em relação ao investimento e complexidade. Outro ponto para incentivar os futuros empreendedores é que este é um setor altamente lucrativo e com uma ótima demanda até para os iniciantes.

para saber como montar um buffet de festas é preciso que haja um planejamento aprimorado e decisivo para o sucesso do seu negócio, portanto, Pesquise, estude, idealize, planeje e claro, parta para ação. 

Há uma variedade de especialidades no ramo de negócios de buffet, e o importante para quem inicia é escolher um nicho, e no futuro com mais experiência no mercado de festas você poderá expandir para outras modalidades.

No ramo de buffet de festas, abaixo alguns exemplos de campos que você poderá atuar:

•  Buffet Fixo Infantil;
•  Buffet Fixo para Casamentos, Bodas e Festas de Debutantes;
•  Buffet em domicílio – aqui há uma variedade enorme de estilos e cardápios para atuar;
•  Buffet Empresarial.

ANÁLISE DO MERCADO DE BUFFET E EVENTOS

O mercado de festas é muito amplo, com diversas empresas que atendem nichos extremamente diferentes um dos outros.

Você poderá nichar sua empresa em diversas características, como por exemplo:

 -Econômico

Segmente sua empresa de acordo com a classe econômica, ao escolher como realizar suas festas com padrões econômicos ou de luxo. 

– Especialidade

O serviço de buffet pode ser oferecido de variadas formas, e o empresário deverá escolher um para que possa focar e ser mais assertivo ao elaborar os produtos e marketing.

Você poderá escolher entre as categorias de buffets fixos, que podem ser infantis ou adultos, e os buffets em domicílio que possuem uma variação gigante.

MATRIZ FOFA PARA MONTAR UM BUFFET

Outra análise importante a ser feita é a da conhecida Matriz FOFA (forças, oportunidades, fraquezas e ameaças) ou o seu equivalente em inglês SWOT (strengths, weakenesses, opportunities, threats).

Com esta Matriz você poderá perceber como o mercado de festas funciona e os pontos em que tem que agir e encontrar soluções.

Abaixo um exemplo de como fazê-la, ela pode variar de acordo com a localidade da empresa de festas e o nicho escolhido.

Forças

•  Diferencial competitivo da empresa de festa;
•  Qualificação dos proprietários fundadores;

Oportunidades

•  Diferenciar os serviços;
•  Setor em crescimento;
•  Usar novas tecnologias para suporte de atendimento;
•  Usar novas mídias para divulgar novos produtos

Fraquezas

•  Iniciante no mercado;
•  Falta de amadurecimento e conhecimentos das atividades no setor de festas e eventos;
•  Desconhecimento da sazonalidade do setor de buffet.

Ameaças

•  Política do país;
•  Economia instável;
•  Facilidade de abertura de novos negócios;
•  Mão de obra não qualificada.

   

ANALISE OS CONCORRENTES DO SEU FUTURO BUFFET

Uma das premissas ao criar qualquer tipo de empresa é análise de seus concorrentes do setor de buffet, tanto aqueles já consolidados quanto os que estão iniciando.

Lembre-se é uma análise e não cópia.

Para realizar a análise é importante elaborar uma planilha onde você irá colocar o tipo de serviço que eles fazem, os valores que cobram, seus diferenciais, como funciona o atendimento, em que mídias estão presentes, como realizam seu marketing, quais fatores você considera que são importantes para o sucesso, e se possível o volume das vendas de seu concorrente.

Após a análise siga para o Benchmarking, que é um estudo de empresas ao fazer comparações entre as práticas e estratégias adotadas por seus concorrentes ou até de outros setores. Utiliza-se as melhores práticas como inspiração para as atividades do seu buffet.

E sempre reveja de tempos em tempos o que seus antigos e novos concorrentes estão fazendo para ganhar mais clientes.  

CONHEÇA OS FORNECEDORES PARA MONTAR O SEU BUFFET

Um dos pilares de uma empresa de buffet bem sucedida é a escolha dos fornecedores.

Aliás, para este setor é algo que eu considero primordial.

O que prontamente diferencia uma festa realizada por um buffet e uma organizada pelo próprio anfitrião é a curadoria dos produtos entregues.

Por isso fique atento ao material dos fornecedores escolhidos, a qualidade é um ponto que não se pode questionar. Lembre-se que de acordo com cada nicho que irá trabalhar o tipo de fornecedor muda, se a sua escolha foi trabalhar com festas luxuosas, seus fornecedores devem seguir a mesma linha.

Elabore uma planilha e coloque nela todos os possíveis fornecedores e entre em contato com cada um deles. Converse bastante, tire todas as dúvidas sobre entrega, pagamento, detalhes do produto ou serviço, a capacidade produtiva, cuidados com a higiene, treinamento de funcionários, flexibilidade na negociação.

Procure escolher aqueles que tem o melhor custo benefício, isso não significa o mais barato e sim aqueles que irão gerar mais valor com um custo menor.

Fatores que devem ser analisados ao buscar um fornecedor no mercado de buffets:

•  Qualidade;
•  Capacidade produtiva;
•  Cobrança de frete;
•  Preço;
•  Forma e prazo de pagamento;
•  Localidade;
•  Referências;
•  Forma de entrega;
•  Relação custo-benefício;
•  Apresentação e higiene;
•  Atendimento;
•  Agilidade nos serviços.

CONSIDERE A LOCALIZAÇÃO AO ABRIR O SEU BUFFET

A localização é um item muito importante para se considerar ao montar um buffet fixo. Um bom local atrairá mais clientes de uma maneira mais orgânica.

Já nos buffets em domicílio a localização não é tão importante como para um buffet fixo, mas uma boa localização, mais central e com fácil acesso a transporte público irá facilitar a contratação de funcionários, já que neste tipo de buffet costuma-se ter mais funcionários que os buffets de localização fixa e os horários costumam ser muito flexíveis. Os clientes podem contratar um buffet em domicílio para realizar a festa em qualquer horário.

Um local mais central garante também que o cliente possa visitá-lo para uma degustação, o que confere confiança ao cliente. 

Ao escolher o local também deve ser levado em conta o valor que irá ser gasto com o pagamento do aluguel, quanto mais central, geralmente mais caro e este fator irá impactar no valor dos produtos e na quantidade mínima que você terá que vender.

Em ambas opções é necessário verificar se há possibilidade de abertura de empresas de buffet na região.

Para montar um buffet fixo o tamanho e tipo de espaço deve ser levado em conta, amplitude com poucas paredes, espaço suficiente para desenvolver uma boa cozinha, pista de dança ou colocação de brinquedos, a região deve ser compatível com o padrão de serviço oferecido, facilidade de acesso e estacionamento, segurança da área, instalações hidráulicas e elétricas, possibilidade de reforma e se poderá ser abatida do valor do aluguel.

VERIFIQUE AS EXIGÊNCIAS LEGAIS PARA ABRIR UM BUFFET

Você irá precisar de um contador para ajudá-lo em todo processo de abertura da empresa. Ele indicará as melhores opções de enquadramento e as questões legais de seu negócio.

Para abrir a empresa são necessários alguns documentos:

•  Registro na Junta Comercial;
•  CNPJ;
•  RG e CPF;
•  IPTU do imóvel;
•  Cópia do contrato de locação ou compra e venda;
•  Registro na prefeitura para alvará de funcionamento;
•  Cadastrar a empresa junto à Caixa Econômica Federal para INSS e FGTS.

Cada cidade pode ter alterações em relação aos documentos exigidos.

Para montar um Buffet Fixo é importante verificar se a área escolhida para abrir o espaço permite a abertura de um buffet, o que pode ser feito por meio de uma consulta de endereço na Prefeitura de acordo com a Lei de Zoneamento, sempre consulte antes de alugar ou comprar o imóvel.

Aqui uma dica importante que fará a diferença é conhecer e estudar sobre as leis do Código de Defesa do Consumidor (CDC), leis trabalhistas, estatutos da Micro e Pequena Empresa e Lei Geral de Proteção de Dados.

Lembre-se um bom contador é de extrema importância para abertura de uma empresa.

INFORMAÇÕES TRIBUTÁRIAS PARA MONTAR UM BUFFET

Ao iniciar o planejamento da abertura da sua empresa de buffet, um dos primeiros itens a serem organizados na sua lista de preparação é a busca de um bom contador.

Anote todas as suas dúvidas e marque uma reunião com este profissional, eu indico a busca e reunião de pelo menos 3 profissionais, para que você possa escolher aquele que melhor lhe atender, pois lembre-se esta será uma importante parceria ao longo da jornada do seu buffet.

Na reunião uma das perguntas importantes é sobre o melhor regime tributário e a natureza jurídica a ser escolhido para seu negócio de festas.

No Brasil existem variadas naturezas jurídicas sendo as mais comuns para o ramo de buffets:

•  Sociedade Limitada (LTDA);
•  Empresário Individual (EI);
•  Empresário Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI);
•  Empresa de Pequeno Porte (EPP);
•  Microempresa (ME);
•  Microempreendedor Individual (MEI).

A escolha da natureza jurídica implica no regime tributário, os mais utilizados são:

•  Simples Nacional – criado para desburocratizar os processos de pagamento de impostos;
•  Lucro Real – regime que considera o lucro líquido, esta é uma opção mais complexa que a anterior;
•  Lucro Presumido – este regime calcula os impostos em cima de uma receita bruta estimada.

ORGANIZE A ESTRUTURA DO SEU BUFFET DE FESTAS

Ao planejar a abertura de um buffet de festas vários fatores influenciam em sua estrutura, como por exemplo, a quantidade de convidados que pretende atender por festa, a localização, o padrão (econômico ou luxo), o estilo (infantil, casamento, empresarial, serviço americano, coquetel etc), o tipo (fixo ou em domicilio).

Para montar um buffet fixo ou em domicílio é interessante fazer a contratação de um design ou arquiteto para otimizar os espaços tanto para ocupar todos espaços e facilitar a locomoção dos colaboradores quanto de possíveis ampliações no futuro.

As instalações devem ser arejadas, com ótima manutenção, higienizadas e com um controle efetivo de pragas e insetos. Em buffets fixos é recomendado a compra de brinquedos de qualidade e que a manutenção seja feita constantemente para não gerar riscos aos convidados.

A instalação elétrica deve ser estruturada para atender a carga dos diversos equipamentos e brinquedos, que em sua maioria são bem pesados.

Em relação ao material, ele varia muito de acordo com o tipo de buffet. Um buffet em domicílio terá equipamentos de acordo com os cardápios oferecidos e estes alteram de acordo com o estilo da festa. O Buffet Fixo neste quesito em geral é mais padronizado. Outro ponto é o objetivo do empresário, se pretende fabricar todos os alimentos ou não.

Caso deseje fabricar a maior parte dos alimentos, a compra de máquinas que automatizam os processos aumenta em muito o custo do investimento, mas economizam muito tempo de mão de obra e evitam desperdício de materiais.

Abaixo uma lista inicial de alguns equipamentos de cozinha para um projeto básico:

Equipamentos para montar um Buffet em Domicílio ou Buffet Fixo:

•  Geladeira
•  Balcão refrigerador (estilo expositor de alimentos)
•  Freezer
•  Fogão Industrial, com grelhas e chapas
•  Forno
•  Fritadeira
•  Coifa
•  Liquidificador industrial
•  Espremedor de frutas industrial
•  Utensílios de cozinha (panelas, tábuas, bandejas, talheres, pratos, copos, potes, réchaud, espátulas, escumadeiras, peneiras, tesoura, travessas, etc.)
•  Ralador de alimentos
•  Fatiador de frios
•  Cortador de legumes
•  Descascador de batatas
•  Moedor de Carne
•  Balança
•  Batedeira Industrial
•  Mesa de inox

Abaixo uma lista inicial de alguns equipamentos de escritório para montar um Buffet em Domicílio ou Buffet Fixo:

•  Computador
•  Impressora
•  Aparelhos de Telefone
•  Máquina de cartão
•  Mobiliário de escritório
•  Ar condicionado
•  Uniformes
•  Software de Gestão e Vendas
•  Armário de vestiário

Para um Buffet Fixo há a necessidade de compra de materiais como brinquedos, aparelhagem de som e iluminação, mesas, cadeiras e balcões.

O projeto arquitetônico de um buffet fixo pode englobar a fachada, a decoração interna que pode ser temática ou não, a cozinha e a praça de brinquedos. Os brinquedos em um buffet fixo são a grande atração, hoje, são quase verdadeiros mini parques de diversão.

O Buffet em Domicílio no que lhe diz respeito, os seus equipamentos adicionais dependerão dos tipos de cardápios oferecidos no pacote de serviços, tal como, um buffet com cardápio de coquetel necessita de forno pequeno, fogareiros, fritadeiras, variadas taças e copos, todos com tamanho apropriado para serem transportados. Para mais um exemplo um buffet de lanchinhos necessita além das barraquinhas, máquinas de crepe, máquina de algodão-doce, panelas elétricas, tostadeiras, etc.

A compra de um veículo utilitário é interessante para economia em frete e para a compra de matéria prima para o buffet. É um item que necessita ser bem avaliado a necessidade da aquisição já que podem ser utilizados serviços de entrega ou empresas transportadoras.

ESCOLHA OS COLABORADORES PARA ABRIR SUA EMPRESA DE BUFFET

Em um buffet tanto fixo quanto em domicílio há a necessidade de funcionários fixos, autônomos (os famosos freelances) ou ainda pessoal terceirizado.

A empresa de buffet de festas poderá fabricar todos os alimentos que serão servidos ou terceirizar tudo ou grande parte dos itens comestíveis. Essa decisão irá impactar na quantidade de funcionários a serem contratados.

Uma empresa que pretende ter mais funcionários fixos de um lado onera o custo de operação e de outro lado pode mantar os processos e qualidades com maior controle.

Abaixo uma indicação simples de quantidade de funcionários fixos para os diversos modelos de gestão, ao iniciar a empresa:

Buffet em Domicílio – alimentos em sua maioria terceirizados

•  Auxiliar de Faxina
•  Atendente de vendas
•  Gerente de Festa

Buffet em Domicílio – com produção própria de alimentos (salgados, bolos, pratos diversificados)

•  Auxiliar de Faxina
•  Atendente de vendas
•  Gerente de Festa
•  Auxiliar de cozinha
•  Chef ou cozinheiro

Buffet Fixo – alimentos em sua maioria terceirizados

•  Auxiliar de Faxina
•  Atendente de vendas
•  Gerente de Festa
•  Garçons para os dias de eventos
•  Auxiliar de Cozinha ou Fritadeira para os dias de evento

Buffet Fixo – com produção própria de alimentos (salgados, bolos, pratos diversificados)

•  Auxiliar de Faxina
•  Atendente de vendas
•  Gerente de Festa
•  Chef ou cozinheiro
•  Auxiliar de cozinha – para preparo de alimentos
•  Garçons para os dias de eventos
•  Auxiliar de Cozinha ou Fritadeira para os dias de evento

Em relação aos colaboradores autônomos ou terceirizados um buffet em domicílio necessita de garçons, motoristas, decoradores e recreadores. Um buffet fixo, por sua vez, de garçons extras, decoradores, recreadores, monitores de brinquedos e recepcionista.

COMO FUNCIONA O ESTOQUE DE BUFFET

Um dos pontos que eu considero muito positivo em montar um  buffet é que a compra de estoque pode ser feita apenas quando uma venda é realizada, eliminando assim a necessidade de um investimento em matéria prima que pode ficar encalhada.

Claro, que depois de um tempo de operação poderá ser feita uma projeção de vendas de serviços de festas e realizar a compra de produtos não perecíveis em maior quantidade para obter descontos. Em relação aos produtos perecíveis indico a compra exata que será usada na semana para manter a alimentação extremamente fresca aos convidados na festa.

Já os buffets que fazem a própria fabricação dos alimentos necessitam de um tempo maior para compra e armazenamento já que terão que ter tempo para fabricá-los.

Caso deseje manter alguns itens não perecíveis em estoque para aproveitar promoções é importante ter uma planilha de controle de estoque bem rígida, com a quantidade e data de validade. Para que não haja desperdícios e impacte negativamente no caixa da empresa de buffet.

A matéria prima para os alimentos deve ser adquirida em empresas de qualidade. Atenha-se ao padrão que oferece aos seus clientes.

PRODUÇÃO DO SERVIÇO DE BUFFET

A produção de uma festa ou evento é um processo complexo, que demanda várias etapas, onde todas devem ser cumpridas a risco para que não haja falhas. Uma falha por menor que seja dificilmente passa despercebida pelos convidados ou cliente. Tenha em mente que um evento só tem aquele momento para ocorrer.

Aqui um passo a passo dinâmico para uma noção de como funciona a gestão e operação da organização de uma festa:

•  Atendimento ao cliente e vendas – telefônico, e-mail, WhatsApp, redes sociais, formulário site
•  Envio de orçamentos, propostas e contratos
•  Degustação e demonstração do espaço de buffet
•  Organização dos processos da festa
•  Compra de materiais
•  Organização dos processos da preparação de alimentos;
•  Contratação de serviços terceirizados
•  Escala de garçons e colaboradores freelances
•  Organização dos materiais de cada evento
•  Logística do evento
•  Realização do evento
•  Limpeza e organização do local
•  Avaliação do serviço de festas entregue pelo cliente
•  Administração de contas a receber e a pagar
•  Análise de resultado de vendas e marketing
•  Análise de receitas e lucros.

Orgonograma Básico

TECNOLOGIA PARA BUFFET DE FESTAS

Automatize com softwares para automatizar processos como controle de mercadorias, controle de peças, dados de vendas, dados de leads, compras e contas a pagar, controle de atendimento, pesquisa de satisfação, etc.

Os Buffets de festa ainda hoje utilizam pouco das maravilhas que a tecnologia traz para melhorar e agilizar os processos. Pense em tudo o que a tecnologia pode trazer para aperfeiçoar e auxiliar na montagem da sua empresa de festas e coloque em prática.

CAPITAL DE GIRO E FLUXO DE CAIXA DE EMPRESAS DO SETOR DE BUFFET DE FESTAS

Toda empresa necessita de capital de giro. Este capital é parte do dinheiro ou bens investidos na empresa que são destinados para reserva de recursos para suprir necessidades ao longo do tempo. Ele garante o fluxo do caixa. Aqui tenha cautela em relação ao prazo de pagamento ofertado aos clientes e a sazonalidade do setor.

O fluxo de caixa de um buffet é o movimento de entradas e saídas do dinheiro no caixa da sua empresa. Ele deve ser feito diariamente, mesmo que as festas ocorram apenas nos fins de semana. Comece com planilhas e quando o fluxo for aumentando a melhor opção é escolher um software de gestão de fluxo de caixa.

CUSTOS PARA MONTAR UM BUFFET DE FESTAS

Uma empresa de buffet de festas possui custos fixos e custos variáveis para realizar festas e eventos.

Os custos fixos são aqueles que não sofrem alteração com o aumento ou diminuição da prestação de serviços de festas. São custos que mantém a estrutura, como por exemplo, taxa de água, taxa de luz, taxa de telefone, salários, aluguel, limpeza.

Os custos variáveis são aqueles que variam de acordo com o aumento ou diminuição da prestação de serviços de festas. No caso de buffet de festas, alguns destes custos variáveis são:

•  Alimentos
•  Comissões de vendas
•  Água e luz excedente para fabricar e produzir as festas
•  Contratação de serviços terceirizados.
•  Compra de materiais para produzir a festa.

PRECIFICAÇÃO PARA MONTAR OS SERVIÇOS DO BUFFET

Precificar corretamente é muitíssimo importante para a saúde e longevidade da sua empresa de buffet de festas.

Para elaborar o preço correto é necessário conhecer a fundo todos os custos, tanto fixos quanto variáveis, a sazonalidade do mercado, os impostos, taxas bancárias e de administradoras de cartão de crédito, a margem de lucro que pretende alcançar, a viabilidade destes valores no mercado e se o público que você quer atingir aceitaria adquirir o serviço de festa por este valor predefinido.

SERVIÇOS ADICIONAIS PARA OFERECER EM SEU BUFFET

Ao montar o seu buffet de festas saiba que uma empresa de festas pode aumentar sua margem de lucros ao contratar serviços terceirizados, como:

•  Equipe de Recreação
•  Personagens infantis
•  Atores performáticos
•  Shows e teatrinhos
•  Sonorização e Iluminação
•  Decoração de festas, tanto infantis quanto adultas
•  Decoração de Flores
•  Fotografia e Filmagem
•  Locação de Materiais para Festas
•  Locação de Tendas
•  Locação de serviço de Ambulância
•  Locação de Brinquedos
•  Locação de Bar com bartenders.

Tenha aqui a atenção em conhecer seus fornecedores, os produtos que oferecem e o padrão de cada empresa ou serviço, antes de contratar para o seu cliente. Ao terceirizar você se torna responsável pelo serviço prestado na festa.

MARKETING PARA BUFFET DE FESTAS

Você é novo no mercado de festas, como seus clientes irão te conhecer? Então é claro que é necessário fazer propaganda para divulgar os serviços do seu buffet de festas, principalmente se for em um buffet em domicílio, já que muitas vezes não é necessário contar com uma fachada chamativa como a de um buffet fixo.

O marketing é um setor da sua empresa em que você deverá colocar bastante empenho para que você possa ver a empresa crescer. Lembre-se de ter uma excelente fachada e um site que é a segunda vitrine da sua empresa.

Abaixo onde encontrar as oportunidades para divulgar sua empresa:

•  Google Ads- anúncios pagos da rede de pesquisa Google;
•  Sites ou portais de divulgação de empresas de festas como Buffet na Web;
•  Divulgação em redes sociais como Instagram, Facebook, etc. Lembre-se de postar com frequência.
•  Telemarketing ativo em empresas;
•  E-mail marketing e WhatsApp – perfeito para quem já tem listas de clientes;
•  Panfletagem;
•  Anunciar em revistas especializadas em festas;

TREINAMENTO PARA OS FUNCIONÁRIOS DO SEU BUFFET DE FESTAS

A padronização do serviço de buffet de festas irá render feedbacks positivos, elogios e satisfação do cliente, além de poupar um tempo gigante na produção das festas. Uma excelente e gentil equipe fará uma diferença enorme no resultado de seu buffet.

Para alcançar esta uniformização dos padrões um treinamento eficaz é necessário para diferenciar o seu buffet dos concorrentes.

Desde a abertura do buffet esteja preparado para organizar manuais, vídeos treinamentos, reuniões de feedback, treinamentos presenciais com os novos e antigos colaboradores, para que executem as tarefas de acordo com a padronização estabelecida.

Em nosso curso de buffet ensinamos todos os detalhes e dicas de ouro para treinar a sua equipe.

POR QUE MONTAR UM BUFFET DE FESTAS?

O mercado de Buffet e Eventos é gigante e movimentou em média R$ 210 milhões em 2018 segundo a ABEOC, já em 2019 houve um crescimento 14% em relação ao ano anterior.

No ano de 2020 a meta era crescer 20% no decorrer do ano, mas a pandemia pôs um hiato neste crescimento. Mas isso não é uma notícia ruim, pelo contrário, agora é a hora de iniciar o projeto de estudo e planejamento para quem pretende criar uma empresa de buffet, pois assim que a crise passar o mercado irá necessitar de novas empresas, que utilizarão de procedimentos inovadores, tecnológicos e mais sustentáveis.

Além disso, o mercado se inovou com festas e eventos online, e o principal as festas não deixaram de ocorrer, se apresentando de maneira compacta, permitindo que os proprietários de buffet realizem mais festas por dia e dando oportunidade para os iniciantes que não contam com uma estrutura tão pesada a agarrar este novo nicho.

Essa é uma grande oportunidade para programar-se e abrir sua empresa neste setor.

“Nós simplesmente nos esforçamos para ter medo quando os outros são gananciosos e em ser gananciosos apenas quando os outros têm medo.”

Warren Buffet